一是比葫蘆畫(huà)瓢從其他企業(yè)照搬照抄造成文件不接地氣的問(wèn)題；

 

        二是廠(chǎng)房或車(chē)間硬件設施先天不足從根本上不符合標準要求的問(wèn)題；

 

三是審核中對方為應付文審和現場(chǎng)審核所進(jìn)行的書(shū)面造假；

 

        四是最高管理者對質(zhì)量體系不重視、對體系要求、具體內容不了解的問(wèn)題等等。

 

       每每遇到這些問(wèn)題，面對相關(guān)人員的種種理由，外部審核員往往心知肚明但又不便一語(yǔ)道破，企業(yè)內審員卻因公司的種種客觀(guān)原因又無(wú)可奈何，被審核方各級人員又為能通過(guò)審核而費盡心機。

 

如何面對審核中遇到的這幾類(lèi)問(wèn)題，下面來(lái)談一些看法。

 

 

01  葫蘆畫(huà)瓢、克隆文件

 

       一些企業(yè)在初建體系時(shí)，常常借助咨詢(xún)機構推薦的文件樣本，或者從其他公司借閱的模本，擬訂自己的質(zhì)量文件，這些企業(yè)有的能結合自身實(shí)際，參照別人的文件制訂屬于本公司的文件，經(jīng)反復修改、試行、驗證后執行，這種模式當然無(wú)可厚非；

 

       但個(gè)別企業(yè)卻是在有了這些方便條件下，照搬照抄、簡(jiǎn)單克隆，甚至將別人的電子文本簡(jiǎn)單進(jìn)行名稱(chēng)、崗位的“替換”就成了自己的文件，以至于在其后的培訓貫標時(shí)，文件編制者根本就不明白一些段落的真正含義。

 

        這類(lèi)文件，往往脫離企業(yè)實(shí)際，文件不具操作性、適應性，這樣的體系即便最終通過(guò)了所謂認證審核，對公司的質(zhì)量管理也起不了多大促進(jìn)作用。

 

【應對策略】

 

        作為審核員，一旦發(fā)現這類(lèi)問(wèn)題應中止審核，并引導企業(yè)端正認識，認識到體系標準對企業(yè)管理的建設性和突破性，體系文件要全面返工。

 

        審核員在此后審核中，要將文件與標準的符合性、貫標培訓過(guò)程材料及培訓效果驗證、文件的實(shí)用性、有效性作為審核重點(diǎn)。

 

        要將這些問(wèn)題作為內審、管理評審輸出的重點(diǎn)向最高管理者進(jìn)行反映，讓領(lǐng)導意識到公司體系的建立從認識上、方法上、方向上存在偏差，上層領(lǐng)導需予以關(guān)注。

 

        作為公司體系主管部門(mén)，這類(lèi)問(wèn)題是大多數公司建立體系之初最容易出現的問(wèn)題，必須從方法上對各部門(mén)、流程各環(huán)節進(jìn)行引導，確保文件能夠充分體現標準要求、體現管理者訴求、體現質(zhì)量管理的客觀(guān)要求，對作業(yè)指導書(shū)必須體現操作性，必要時(shí)文件編制人員要親自到作業(yè)現場(chǎng)按實(shí)際操作進(jìn)行同步描述，確保文件的可操作性、實(shí)用有效性。

 

 

02  硬件不足、得過(guò)且過(guò)

 

認證標準是對企業(yè)通過(guò)認證的基本要求。

 

        企業(yè)認證時(shí)，大型企業(yè)、新型企業(yè)硬件方面的問(wèn)題一般較少，但一些小個(gè)體企業(yè)、原國有改制企業(yè)或者從個(gè)人小作坊轉化而來(lái)的民營(yíng)小企業(yè)，公司因取證、換證或強制性標識資質(zhì)審查時(shí)要符合相關(guān)法規標準要求，而由于從前期規模小、不規范背景下發(fā)展過(guò)來(lái)存在認識上的盲點(diǎn)，因此企業(yè)在發(fā)展中對硬件沒(méi)有做到同步投入，廠(chǎng)房簡(jiǎn)陋。

 

        作為認證機構，必須有企業(yè)可通行認證的底線(xiàn)，有些典型企業(yè)是不能進(jìn)行認證和通過(guò)審核的。

 

【應對策略】

 

        對于審核員來(lái)說(shuō)，當企業(yè)不具備硬件條件時(shí)，要分清這類(lèi)企業(yè)是否具備改造的條件，有些工廠(chǎng)在硬件上先天缺陷，比如廠(chǎng)區靠近污染源、廠(chǎng)房格局或建筑材料不具備改造條件，可能這些企業(yè)即便改造從根本上仍達不到認證要求。

 

        這種條件下，作為審核員要在第一時(shí)間告知企業(yè)其存在局限性，要及時(shí)做出不宜認證的告知工作。

 

        但如果企業(yè)經(jīng)過(guò)一定投入可以進(jìn)行符合性改造，那么作為認證人員可以從技術(shù)上提供某些指導，建議其在咨詢(xún)公司的具體指導下，本著(zhù)投資小、但改造后須滿(mǎn)足質(zhì)量要求的雙重原則，由企業(yè)在有限的時(shí)間內進(jìn)行改造投入。

 

        當公司硬件不符合認證要求時(shí)，作為公司人員，要認識到認證不是目的，作為一個(gè)企業(yè)，生產(chǎn)符合質(zhì)量標準的產(chǎn)品是市場(chǎng)競爭的基本法則、是企業(yè)生存的道德準則、是履行社會(huì )責任，企業(yè)要做的，就是必須在符合質(zhì)量認證標準前提下，如何最節約、最高效地實(shí)施改造，以滿(mǎn)足認證所要求的所有標準條件。

 

 

03  勞民傷財、文件造假

 

文件造假一般發(fā)生在體系運行階段，這些造假：

 

        一是按標準要求必須制訂程序但實(shí)際沒(méi)有制訂文件，審核要求提供時(shí)，臨時(shí)抱佛腳炮制出的文件；

 

        二是運行中為避免外部審核時(shí)發(fā)現系統問(wèn)題，單獨做一套假記錄應付審核，整套記錄與實(shí)際生產(chǎn)根本不關(guān)聯(lián)，全是體系員、車(chē)間統計或兼職人員臨時(shí)加班補做的記錄；

 

       三是購進(jìn)商品時(shí)進(jìn)貨資質(zhì)把關(guān)不嚴，因圖價(jià)格便宜或因生產(chǎn)急用或因監督把關(guān)不到位，存在資質(zhì)材料不全甚至缺失，為滿(mǎn)足審核臨時(shí)造假復制；

 

        四是個(gè)別環(huán)節存在項目缺失，如水質(zhì)檢驗、環(huán)境監測、產(chǎn)品化驗等，平時(shí)硬件不具備或檢驗崗位人員空缺，因審核需要而臨時(shí)造假；

 

        五是按體系文件、公司管理應該保持但在實(shí)際工作中盡職不到位，造成文件更新不及時(shí)、記錄不及時(shí)或記錄缺失等違規現象。

 

【應對策略】

 

        作為審核員，審核一個(gè)公司的記錄是否全方位做假，一個(gè)最有效的辦法就是通過(guò)先了解公司基本情況、產(chǎn)銷(xiāo)、盈利情況；

 

       從財務(wù)報表通過(guò)逆向模式，了解其真實(shí)的原料投入、半成品、成品等業(yè)務(wù)流量；

 

審核索證記錄是通過(guò)與供方直接電話(huà)溝通了解操作模式；

 

       審核其三級文件真實(shí)性時(shí)可以通過(guò)查驗其發(fā)放范圍，從操作者對該文件的是否了解取得可靠信息；

 

        查驗其化驗方面的工作是否運行，可以通過(guò)其審核期化驗藥品的消耗記錄、當事人詢(xún)問(wèn)記錄與現場(chǎng)抽檢結果的對比等措施進(jìn)行有效驗證。

 

       對內審員來(lái)說(shuō)，要想避免文件、記錄造假問(wèn)題，首先要讓公司高管對質(zhì)量體系的作用有一個(gè)正確的認識，在ISO9001:2015體系七項管理原則中，除“以顧客為在關(guān)注焦點(diǎn)”作為質(zhì)量管理的首項原則以引導企業(yè)對消費者的關(guān)注；緊接著(zhù)就是“領(lǐng)導作用”，說(shuō)明領(lǐng)導在企業(yè)質(zhì)量管理中的決定性作用，也說(shuō)明領(lǐng)導端正對體系作用的認識對于體系能否有效運行的關(guān)鍵所在；

 

       其次作為企業(yè)內部，應該堅持體系做實(shí)原則。有些企業(yè)對是否要把真實(shí)的記錄拿來(lái)作為審核對象存在錯誤認識，認為一旦發(fā)現記錄的真實(shí)問(wèn)題，會(huì )因對問(wèn)題是否進(jìn)行了糾正、是否有糾正措施和糾正結果驗證而進(jìn)一步暴露出管理深層次的問(wèn)題，其實(shí)這才是企業(yè)為什么沒(méi)有做好產(chǎn)品質(zhì)量的深層原因。

 

        因此質(zhì)量體系一旦建立，必須運行，這體現公司最高管理者對質(zhì)量工作是否真重視，更是公司各級人員執行力的體現。

 

 

04  外行決策、資源不足

 

        近年來(lái)，質(zhì)量管理（QMS）、環(huán)境管理（EMS）、職業(yè)健康安全（OHSAS）、食品安全管理（FSMS）等體系標準作為系統的、專(zhuān)業(yè)的管理工具，正為越來(lái)越多的企業(yè)所應用與認可。

 

        目前企業(yè)的許多系統管理思想、管理工具，都是借由認證這一途徑進(jìn)入企業(yè)，為很多企業(yè)建立現代管理制度、更好參與競爭、行業(yè)申報發(fā)揮積極作用。

 

        但目前質(zhì)量體系在一些企業(yè)不能實(shí)現功能最大化的主要原因就是公司高層領(lǐng)導對體系的認識和態(tài)度問(wèn)題。

 

【應對策略】

 

        對非這方面專(zhuān)業(yè)人士的企業(yè)決策者來(lái)說(shuō)，接觸體系標準時(shí)感覺(jué)其抽象繁瑣，因此對一些方法的引入心有芥蒂。要想得到?jīng)Q策層的認可和支持，一個(gè)最有效的途徑就是開(kāi)始試行時(shí)要發(fā)揮出這些工具的實(shí)用功能。

 

        首先我們自己要克服形式主義、為使用而使用，要通過(guò)這些科學(xué)方法的應用，使工作實(shí)現一個(gè)突進(jìn)，使管理有一個(gè)大的提升，使上層管理者意識到，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的提升，必須靠創(chuàng )新、靠先進(jìn)方法的引入，“方法大于努力”，只有用最先進(jìn)的方法去解決問(wèn)題，才能事半功倍。任何一個(gè)公司的體系要想實(shí)現良好運行，最高管理者必須意識到：

 

        一要針對體系建設與運行必須投入必要的資源，包括人力、物力、財力；

 

        二是做內行管理，關(guān)注體系標準，真正認識體系的有效功能，支持、配合相關(guān)人員推進(jìn)工作；

 

        三是對體系主管部門(mén)、體系管理員進(jìn)行充分授權，要求各級人員支持配合；

 

        四是要把體系文件作為公司唯一的有效文件，避免另行執行文件，出現“兩張皮”，作為公司層面，要認真安排內審、管理評審，使各項工作貫穿于體系中，通過(guò)體系的系統思想，舉一反三，將最有效的管理體現在公司的各個(gè)層面。