01 目的
為了做好公司外部審核、檢查的接待工作，明確相關(guān)人員在外部審核、檢查時(shí)的行為規范，特制定本工作指引。
本工作指引適用于管理體系外審、客戶(hù)審核、政府部門(mén)檢查、評級等相關(guān)工作。
02 定義
審核員：客戶(hù)、審核機構、政府部門(mén)派來(lái)的體系審核、檢查、 評級人員;
接待人員：本公司負責接待審核員的人員；
陪同人員：審核、檢查、評級過(guò)程中本公司的陪同人員；
現場(chǎng)人員：審核、檢查、評級過(guò)程中，審核員在現場(chǎng)問(wèn)到的人員。
03 職責
3.1 接待人員工作職責:
（1）事先將審核員的工作目的、范圍、時(shí)間等傳達給相關(guān)部門(mén);
（2）根據審核員工作內容，制定本公司各部門(mén)的工作計劃；
（3）負責安排審核員的往來(lái)接送、飲食、住宿、其它活動(dòng)的日程安排等。
3.2 陪同人員工作職責:
（1）正確理解審核員的問(wèn)題，并恰當地解答、回復；
（2）提供審核員所需的文件資料；
（3）帶領(lǐng)審核員到達所需的審核現場(chǎng)；
（4）審核員進(jìn)入現場(chǎng)前對其進(jìn)行必要的安全教育，并確保其已配置足夠的防護用品。
3.3 現場(chǎng)人員工作職責:
（1）正確理解審核員的問(wèn)題，并恰當地回復；
（2）提供審核員所需的文件資料。
04 人員選擇
4.1 接待人員的資格要求:
（1）職務(wù)級別滿(mǎn)足審核員的要求；
（2）人際交往能力較強；
（3）溝通表達能力較好；
（4）對審核員有一定認識或已有業(yè)務(wù)往來(lái)的。
4.2 陪同人員的資格要求:
（1）職務(wù)級別滿(mǎn)足審核員的要求；
（2）對公司或本部門(mén)的業(yè)務(wù)流程熟悉；
（3）溝通表達能力較好；
（4）反應快，應變能力強。
4.3 現場(chǎng)人員的資格要求:
現場(chǎng)人員通常不能事先確定，盡可能安排操作熟練的老員工或班組長(cháng)去應對。
05 活動(dòng)程序
5.1 準備
5.1.1 接待人員收到審核員的工作計劃后，制定本公司的工作計劃，并將其傳達給相關(guān)部門(mén)；必要時(shí)可組織各部門(mén)開(kāi)會(huì )討論；
5.1.2 各部門(mén)收到接待人員的信息后，及時(shí)準備審核所需的文件、資料；
5.1.3 各部門(mén)在審核前需對本部門(mén)進(jìn)行自查，重點(diǎn)是審核員關(guān)注的問(wèn)題、內容、項目等；
5.1.4 針對自查出的問(wèn)題，各部門(mén)盡可能在審核員到達前完成整改；對于不能完成的整改項目，應事先做好應對措施；
5.1.5 各部門(mén)指定陪同人員；
5.2 接待
5.2.1 接待人員要確定好審核員到達時(shí)間、人員名單等，視情況擺設“歡迎 XX 光臨指導” 之類(lèi)標語(yǔ)或標牌；
5.2.1 接待人員要確定好接待地點(diǎn)，并準備好相關(guān)設施（會(huì )議室、電腦、投影儀、數碼相機、接待用安全帽、飲料等）；
5.2.2 陪同人員要攜帶好相關(guān)文件、資料，提前進(jìn)場(chǎng)；
5.2.4 雙方人員到齊后，由接待人員介紹公司狀況及各陪同人員姓名、職務(wù)。
5.3 審核
陪同人員及時(shí)提供審核員所需的文件資料并解答審核員提出的問(wèn)題，特別注意事項：
（1）提供給審核員的文件事先要檢查過(guò)，有問(wèn)題的資料（如：內容不完整的，問(wèn)題點(diǎn)未改善的，糾正措施不具體的等）不要提交給審核員；
（2）審核員若無(wú)特別要求，不要提供整個(gè)資料夾的文件；
（3）與本次審核內容無(wú)關(guān)的文件、記錄盡可能不要給審核員看到；
（4）不要帶審核員到與審核內容或其產(chǎn)品無(wú)關(guān)的車(chē)間、部門(mén)、場(chǎng)所；
（5）公司FTP共享資料夾不能打開(kāi)給審核員看到；
（6）個(gè)人郵箱里的郵件不能打開(kāi)給審核員看到；
（7）所用的U盤(pán)只能存放與本次審核有關(guān)的電子檔文件；
（8）認真聽(tīng)取審核員的意見(jiàn)，耐心地有禮貌地回答審核員的問(wèn)題，避免爭吵；
（9）不知道如何回復時(shí)向上級或其它陪同人員請教；
（10）如果發(fā)現有回答錯誤或資料提供錯誤時(shí)，應在審核結束前向審核員提出更正；
（11）現場(chǎng)審核時(shí)，必須保證每個(gè)審核員身邊都有人陪同，不可以讓審核員單獨與現場(chǎng)員工交談或單獨在現場(chǎng)查找問(wèn)題；
（12）現場(chǎng)審核時(shí)，若陪同人員先于審核員發(fā)現問(wèn)題時(shí)，應私下知會(huì )在現場(chǎng)的相關(guān)部門(mén)負責人；
（13）現場(chǎng)審核時(shí)，現場(chǎng)人員回答不清楚或錯誤時(shí)，陪同人員要及時(shí)提示、糾正；
（14）審核員要求走產(chǎn)品技術(shù)性文件（如：圖紙、工藝卡片、作業(yè)指導書(shū)等）時(shí)應委婉地拒絕，并請示上級領(lǐng)導；
（15）審核過(guò)程中不要提及與審核方同行或其競爭對手有關(guān)的信息。
5.4 總結
總結會(huì )議時(shí)，各部門(mén)陪同人員應認真聽(tīng)取審核員的總結發(fā)言，尊重審核員的意見(jiàn)，針對問(wèn)題點(diǎn)要做好記錄。
5.5 問(wèn)題點(diǎn)回復
5.5.1 審核方有要求時(shí)，按審核方要求的格式回復問(wèn)題點(diǎn)的整改措施，并提供相關(guān)證據；
5.5.2 審核方無(wú)要求時(shí)，按本公司的格式回復問(wèn)題點(diǎn)的整改措施，并提供相關(guān)證據；
5.5.3 注意事項：
（1）容易實(shí)施的整改措施要盡可能按審核員的意見(jiàn)和方法去實(shí)施；
（2）整改措施實(shí)施難度大的，完成期限可以定遲一些，或者只整改少部分容易完成的內容；
（3）整改措施成本太高或條件不具備，暫無(wú)法實(shí)施的，應注明無(wú)法實(shí)施的原因；視情況可設定一個(gè)較遠的預計實(shí)施日期。
