在ISO9001體系要求控制成文信息，記錄是成文信息的一種，這些記錄是證實(shí)質(zhì)量管理體系符合標準要求并有效運行的必要證據。對這些記錄應實(shí)施規范化管理，務(wù)必保證標準要求的記錄齊全，特別是關(guān)鍵記錄齊全。為此，對每種記錄應設計適當的表式和欄目，確保所提供的信息是充分的。同時(shí)，還應保證記錄的真實(shí)和有效。

 

       在審核中經(jīng)常發(fā)現一些企業(yè)在運行時(shí)并未留下當時(shí)的記錄，會(huì )有三種情況：

 

（1）記錄是寫(xiě)“回憶錄”，運行時(shí)不及時(shí)填寫(xiě)，等到做完后一口氣寫(xiě)完。

 

（2）記錄寫(xiě)“預測”，產(chǎn)品還沒(méi)開(kāi)始做，記錄就全部寫(xiě)好。

 

（3）根本就不填寫(xiě)記錄，在審核前為了應付檢查而補記錄。

 

       因為這三種情況填寫(xiě)的記錄是不真實(shí)的、非增值的，故補記錄的做法是一種“自欺欺人”的行為。它不僅付出了無(wú)謂的勞動(dòng)，還在組織內形成弄虛作假的風(fēng)氣，必將損害質(zhì)量管理體系。事實(shí)上，發(fā)現體系運行中的問(wèn)題是好事，只要從發(fā)現之時(shí)認真改正就可以符合標準要求。

 

02  記錄應清晰，易識別和檢索

 

記錄要真實(shí)、準確、清晰和易于辯認。

 

記錄應保持清晰，是指內容齊全、字跡清楚。

 

       凡欄目空白，填寫(xiě)錯誤，涂改，簽名不全，未填定年、月、日或字跡不清的不符合要求。

 

       記錄不能隨意涂改，即使有筆誤需要更改時(shí)，也只能是劃改并加蓋責任者的印章，切勿涂改。

 

易識別和易檢索是指記錄應易于查找。

 

       應對質(zhì)量記錄進(jìn)行適當的標識、收集、編目和歸檔，確保在需要時(shí)便于快速查閱。這就需要對每一個(gè)記錄定分類(lèi)號和流水號。分類(lèi)號一般代表部門(mén)和記錄類(lèi)別；流水號為記錄的順序號，它可以表明記錄的完善性，就像財務(wù)發(fā)票一樣。由于一天之內可能有多個(gè)記錄，故僅以日期作為記錄的標識是不充分的，因其不具有唯一性。

 

03  編制記錄控制程序

 

       質(zhì)量記錄控制程序是體系建立的文件之一。記錄的控制程序應確保對質(zhì)量記錄進(jìn)行以下方面的有效控制：

 

（1）標識：可采用顏色（如不同用途的記錄使用不同顏色的紙張）、編號（如分類(lèi)號和流水號）等方式確保記錄能易于識別。

 

（2）貯存：記錄可通過(guò)適當的載體來(lái)保存，如使用紙張、磁盤(pán)、光盤(pán)或其他電子媒體。應安排適宜的貯存環(huán)境，以防止質(zhì)量記錄的損壞或丟失。

 

（3）保護：包括對記錄的防護和保管要求，目的在于保持記錄的完好無(wú)損。對于貯存于電子媒體中的質(zhì)量記錄來(lái)說(shuō)，應注意電子圖像的退化速率。

 

（4）檢索：包括對收集、編目、歸檔、查閱的要求，以實(shí)現易于快速查找的要求。

 

（5）保存期限：應根據產(chǎn)品特點(diǎn)、法規要求及合同要求來(lái)確定記錄的保存期限。一般可根據產(chǎn)品的壽命周期或“三包”期限分別確定不同記錄的保存期限。

 

（6）處置：包括記錄最終如何銷(xiāo)毀的要求。對超過(guò)保存期限的記錄，應予以定期清理，統一銷(xiāo)毀。