確定了檢查方式方法，免得臨場(chǎng)慌亂；

 

       按檢查表審核可以避免審核員偏離審核目標。

 

2、保持審核內容完整。

 

       檢查表是審核員在審核前進(jìn)行策劃準備的結果，不但考慮了標準的要求、審核計劃的統籌安排、對受審核方提供信息的了解，還考慮了有效實(shí)施審核的方式方法等內容。

 

3、保證審核節奏可控。

 

       審核員在編制檢查表時(shí)考慮了審核時(shí)間、審核方式方法、審核的步驟和內容、審核證據和發(fā)現的記錄等，按檢查表審核，有利于審核員在審核過(guò)程中對審核節奏的把控，從而保證審核進(jìn)度。

 

4、避免審核的隨意性。

 

       審核員在審核時(shí)可能會(huì )對自己熟悉的、感興趣的問(wèn)題進(jìn)行長(cháng)時(shí)間深入審核，而對自己不熟悉的、不感興趣的問(wèn)題就不愿意過(guò)多涉及，按檢查表審核則可以避免這種隨意性情況的發(fā)生。

 

 

二、檢查表的編輯依據

 

       編制檢查表的主要依據是：

 

審核計劃；

 

GB/T 19001標準；

 

受審核方的質(zhì)量管理體系文件化信息；

 

適用的法律法規、標準、合同和其他要求；

 

收集到的受審核方有關(guān)信息。

 

 

三、編制檢查表的思路

（一）基本問(wèn)題的確定

 

本要素有哪些主要活動(dòng)？標準中要求的輸入和輸出是什么？

 

本要素涉及哪幾個(gè)部門(mén)的職責？主控部門(mén)是哪些？配合部門(mén)又事哪些？

 

受審核方對本過(guò)程做出了哪些規定？

 

從哪些方面能反映出本過(guò)程的有效性？

 

（二）審核的方式方法

 

       質(zhì)量管理體系審核中通常主要有以下4種審核方式：

 

       按過(guò)程審核。優(yōu)點(diǎn)是目標明確，易與準則對照；缺點(diǎn)是審核重復往返多、效率低，在部門(mén)較多的清況下，受審核方的各部門(mén)會(huì )全程等候，對受審核方的正常工作過(guò)程干擾較大。

 

       按部門(mén)審核。優(yōu)點(diǎn)是效率較高，減少對一部門(mén)往返重復的次數；缺點(diǎn)是審核要素間的接口易遺漏，此時(shí)應加強審核小組間信息的溝通工作。

 

       順向追蹤審核。優(yōu)點(diǎn)是系統性強、可觀(guān)察接口，信息量大；缺點(diǎn)是費時(shí)。

 

       逆向追溯審核。優(yōu)點(diǎn)是針對性強、有利于發(fā)現問(wèn)題；缺點(diǎn)是問(wèn)題復雜時(shí)不易理清，信息量小，對審核員能力要求高。

 

       具體采用哪種或哪些審核方式不可一概而論，應結合受審核方實(shí)際和現場(chǎng)審核情況的變化，結合審核方式的特點(diǎn)，區別情況選擇一種活多種方式結合使用。

 

       審核中收集信息的方法也可以在檢查表中明確，主要方法有以下4種：

 

       問(wèn)。可以向受審核方的員工、管理者、為組織工作活代表組織工作的人員以開(kāi)放式、封閉式活澄清式等形式進(jìn)行交談

 

       查。可以通過(guò)查閱、評審受審核方的文件、記錄、評價(jià)和評審等形式對相關(guān)審核證據進(jìn)行收集。

 

       看。觀(guān)察受審核方質(zhì)量管理體系覆蓋范圍內的運行所需工作環(huán)境、設施設備、人員操作、環(huán)境工藝、圖紙規范、測量手段等有效性審核證據進(jìn)行收集。

 

       抽樣。審核是一個(gè)抽樣調查的過(guò)程，在編制檢查表時(shí)應合理設計審核抽樣方案，通過(guò)抽樣獲得信息，以使審核員確信能夠實(shí)現審核目標。

 

（三）策劃審核路線(xiàn)

 

       檢查表中應根據確定的審核方式策劃審核展開(kāi)的路線(xiàn)：

 

       按PDCA循環(huán)審核每個(gè)過(guò)程，即：

 

策劃――實(shí)施――檢查――改進(jìn)；

 

從檢查――實(shí)施――規定；

 

從主管部門(mén)――執行部門(mén)/場(chǎng)所；

 

從執行/使用部門(mén)――主管部門(mén)；

 

關(guān)鍵過(guò)程重點(diǎn)查；

 

從過(guò)程控制的結果，查控制的有效性，或從控制的有效性查控制的結果。

 

 

四、檢查表的內容

 

       檢查表由審核員在制式表格上編寫(xiě)，主要應能體現審核的思路、方式、方法和抽樣方案，其內容包括：

 

1、查什么。

 

       檢查表主要列出檢查項目，確保審核覆蓋內容的完整，檢查表中確定的審核內容應以審核準則為依據，考慮審核范圍、審核計劃的要求。

 

2、如何查。

 

       檢查表中應包括對審核抽樣方案的設計，根據審核準則、受審核方提供的相關(guān)信息等，確定審核中找誰(shuí)查，采取什么方法查，為確保審核證據收集的充分性，要考慮可行的審核方法、技巧的應用，以及審核抽樣的樣本量。

 

3、怎么記。

 

       審核過(guò)程中要對審核的證據進(jìn)行記錄，審核標準條款直接要求的證據和能證明所審核條款符合性的直接要件為一級證據，通常用于具體說(shuō)明或解釋一級證據的符合性的由一級證據衍生出來(lái)的信息為二級證據，一般應采用過(guò)程方法審核并記錄；關(guān)鍵/重要過(guò)程和活動(dòng)應詳細記錄，一般過(guò)程和活動(dòng)適當簡(jiǎn)化記錄；正面信息適當簡(jiǎn)化記錄，負面信息詳細記錄；審核記錄應具有可追溯性。

 

 

五、抽樣方案的確定

 

       質(zhì)量管理體系審核過(guò)程中，在檢查所有可獲得的信息不實(shí)際或不經(jīng)濟的情況下，則需要審核進(jìn)行抽樣檢查。審核抽樣的目的是提供信息，以使審核員能夠實(shí)現審核目標。由于審核抽樣的樣本對審核結果的有效性影響較大，所以在檢查表中一定要確定審核過(guò)程合理的抽樣方案。

 

（一）審核抽樣的步驟

 

       典型的審核抽樣包括以下步驟：

 

明確抽樣計劃的目標；

 

選擇抽樣總體的范圍和組成；

 

選擇抽樣方法；

 

確定樣本量；

 

進(jìn)行抽樣活動(dòng)；

 

收集、評價(jià)和報告結果并形成文件。

 

（二）審核抽樣的方法

 

       審核可以采用條件抽樣。條件抽樣依賴(lài)于審核組的知識、技能和經(jīng)驗，是目前在管理體系審核中經(jīng)常使用的一種抽樣方法，但這種方法可能無(wú)法對審核發(fā)現和審核結論的不確定性進(jìn)行統計估計。

 

       審核也可以采用統計抽樣。統計抽樣就是隨機選取樣本，運用概率論評價(jià)樣本的結果，一般分為簡(jiǎn)單隨機抽樣、等距抽樣、類(lèi)型抽樣和整群抽樣。當每個(gè)樣本只有兩種可能的結果時(shí)使用計數抽樣，當樣本的結果是連續值時(shí)使用計量抽樣。

 

（三）影響抽樣的因素

 

       影響審核抽樣方案的關(guān)鍵因素主要有：組織的規模、勝任的審核員的數量、審核的頻次、單次審核時(shí)間、外部所要求的置信水平、可接受置信水平。

 

       審核抽樣方案如果遵循“明確總體，合理抽樣”原則，就已經(jīng)采用了“統計抽樣”，該原則的充分實(shí)施可以有效地降低抽樣帶來(lái)的審核風(fēng)險。明確總體是指要圈定擬審核對象的總體；合理抽樣是指要一定數量、分層抽樣、適度均衡、隨機抽樣、獨立抽樣、有代表性的抽樣和覆蓋全面。

 

       值得一提的是，不同性質(zhì)的場(chǎng)所、職能、產(chǎn)品和過(guò)程不能進(jìn)行抽樣審核。

 

 

六、編制檢查表應注意的幾個(gè)問(wèn)題

 

       檢查表的編制不能脫離審核準則，包括質(zhì)量管理體系標準、受審核方質(zhì)量管理體系形成文件的信息及其他相關(guān)文件、信息，應結合受審核方實(shí)際，將審核準則的相關(guān)規定轉化為檢查表中的審核內容。

 

       檢查表中不能只列審核項目，即只明確查什么而忽視審核方法和抽樣方案的設計。

 

       不能僅按GBT19001要求編制檢查表，不能簡(jiǎn)單地將標準中肯定句變?yōu)橐蓡?wèn)句。

 

       要注意應用檢查表的風(fēng)險，即當關(guān)鍵過(guò)程未能識別，或樣本沒(méi)有代表性時(shí)會(huì )影響審核結果的正確性。

 

 

七、意見(jiàn)建議

 

       檢查表是審核員自用的工作文件，所以不需要向受審核方展示，也不需由受審核方確認；

 

       現場(chǎng)審核中應按所編制的檢查表實(shí)施審核，不要隨意偏離；

 

       審核中如果發(fā)現審核范圍有改變，可不局限于原審核范圍；

 

       審核中如遇到不符合或重大線(xiàn)索，如事先編制的檢查表中無(wú)此內容，可臨時(shí)追加審核內容，嚴重不符合是質(zhì)量管理體系存在系統性的、重復出現的、全面性區域性失效或者后果嚴重的情況，而一般不符合對質(zhì)量管理體系來(lái)說(shuō)是偶發(fā)的、個(gè)別的、孤立的且性質(zhì)輕微的問(wèn)題。