一、審核組內部的溝通

 

在審核過(guò)程中，審核組成員之間應及時(shí)進(jìn)行溝通。溝通的方式可以采用審核組內部會(huì )議或其他適宜的方式。通過(guò)內部溝通，使審核組成員之間能夠交換信息、評定審核進(jìn)展情況，在需要時(shí)重新分派審核組成員的工作。

 

審核組內部的溝通通常可以包括：每天現場(chǎng)審核結束后的溝通和全部現場(chǎng)審核活動(dòng)結束后溝通。除此之外，在審核過(guò)程中，審核員之間也可以根據需要就某些信息或問(wèn)題進(jìn)行溝通。審核組內部溝通的內容通常可以包括：

 

1. 審核活動(dòng)的進(jìn)展和審核計劃的執行及完成情況，以及是否需要調整審核計劃或重新分派審核組成員的工作；

 

2. 審核組成員從不同渠道收集的信息，以及審核中需要不同審核員之間相互協(xié)助補充印證的信息或需要進(jìn)一步追蹤驗證的信息；

 

3. 討論審核過(guò)程中出現的異常情況，包括可能導致審核目的和審核范圍發(fā)生變更的情況，商討適當的措施。例如：

 

1) 受審核方的人數遠遠超過(guò)其申請認證時(shí)申明的人數，導致審核時(shí)間不夠而無(wú)法獲得充分的審核證據；

 

2) 受審核方出現嚴重違反法律法規的情況；

 

3) 受審核方的質(zhì)量管理體系未覆蓋其申請認證應涉及的關(guān)鍵過(guò)程、活動(dòng)或場(chǎng)所；

 

4) 審核范圍內的一些過(guò)程或活動(dòng)沒(méi)有全部或部分實(shí)施，不能提供充分的審核證據；

 

5) 審核組收集的證據表明受審核方的質(zhì)量管理體系達不到認證注冊的要求。

 

4. 審核組成員在審核中發(fā)現超出審核范圍之外的應關(guān)注的問(wèn)題，應及時(shí)支持并向審核組長(cháng)報告；

 

5. 解釋并澄清審核員之間存在的疑異，解決審核組成員之間的分歧；

 

6. 對收集到的信息進(jìn)行匯總、分析，以確定審核證據和形成審核發(fā)現；

 

7. 評價(jià)受審核方質(zhì)量管理體系的符合性和有效性，作出審核結論，并達成共識；

 

8. 需要時(shí)，溝通審核后續活動(dòng)的安排。

 

 

二、審核組與受審核方的溝通

 

在審核過(guò)程中，審核組應及時(shí)向受審核方通報審核的進(jìn)展及相關(guān)情況，并就有關(guān)信息進(jìn)行溝通。

 

審核組與受審核方的溝通通常可以包括：與有關(guān)過(guò)程的責任人的溝通、每天現場(chǎng)審核結束后與受審核方代表的溝通和末次會(huì )議前與受審核方高層管理者的溝通等。除此之外，審核過(guò)程中，審核組也可就一些特殊情況或發(fā)現的特殊問(wèn)題與受審核方進(jìn)行及時(shí)溝通。

 

審核組與受審核方溝通的內容通常可以包括：

 

1. 審核計劃的實(shí)施情況和審核活動(dòng)的進(jìn)展，包括審核過(guò)程中發(fā)現的異常情況；

 

2. 需要受審核方通過(guò)進(jìn)一步配合和支持的活動(dòng)；

 

3. 對可能需要調整的審核活動(dòng)安排(包括審核計劃和審核組成員任務(wù)分工的變化)進(jìn)行溝通和協(xié)商；

 

4. 當審核組收集的證據顯示有可能發(fā)生緊急的和重大的質(zhì)量風(fēng)險時(shí)，應立即與受審核方溝通；

 

5. 審核組發(fā)現的超出審核范圍之外的應引起關(guān)注的問(wèn)題；

 

6. 當審核組獲得的審核證據表明不能達到審核目的時(shí)，審核組長(cháng)應向受審核方說(shuō)明相關(guān)情況和理由，并協(xié)商確定適當的措施，這些措施可包括：重新確認或修改審核計劃；改變審核的目的；改變審核的范圍；終止審核等。

 

7. 可能會(huì )導致審核范圍發(fā)生變更的任何情況；

 

8. 簡(jiǎn)要介紹審核的整體情況，說(shuō)明審核發(fā)現，請受審核方代表確認不符合項的不符合事實(shí)，需要時(shí)，就受審核方存在的疑異進(jìn)行溝通和澄清，解決雙方的分歧達成共識；

 

9. 通報審核組對受審核方質(zhì)量管理體系符合性和有效性的評價(jià)及作出的審核結論；

 

10. 需要時(shí)，溝通審核后續活動(dòng)的安排。

 

 

三、審核組與認證機構的溝通

 

在審核過(guò)程中，審核組在適當時(shí)向認證機構通報審核進(jìn)展及相關(guān)情況，并就有關(guān)信息進(jìn)行溝通。

 

審核組與認證機構溝通的內部通常可以包括：

 

1.審核組的審核時(shí)間不足而需要調整審核計劃的信息(如需要延長(cháng)審核時(shí)間或修改日程安排或增加審核組成員等)；

 

2.適當時(shí)，向認證機構報告審核組收集的顯示受審核方有可能發(fā)生的緊急和重大的質(zhì)量風(fēng)險的證據；

 

3.可能時(shí)，報告審核組發(fā)現的超出審核范圍之外的應引起關(guān)注的問(wèn)題；

 

4.當審核組獲得的審核證據表明不能達到審核目的時(shí)，審核組長(cháng)應向認證機構說(shuō)明相關(guān)情況和理由，并請認證機構確認或批準所需采取的適當措施。

 

5.可能會(huì )導致審核范圍發(fā)生變更的任何情況，并請認證機構進(jìn)行評審和批準；

 

6.審核組難以判斷的問(wèn)題、與受審核方有分歧且未能達成共識的問(wèn)題，以及審核中遇到的影響審核實(shí)施和完成的其他情況。