第一步 熟悉流程文件
企業(yè)的流程文件一般有以下四階：
質(zhì)量手冊（一階）， 程序文件（工作流程類(lèi)）（二階），指導書(shū)、作業(yè)規范類(lèi)文件（三階），記錄類(lèi)（四階）。
重點(diǎn)先看二階，先把整個(gè)公司的運作流程熟悉了再說(shuō)。
熟悉完二階，再去看三階的。
公司的具體事務(wù)事情該怎么做（流程），做到什么程度（規范）在你心里要有一個(gè)大致的框架。
這么多資料當然不可能一下子都記到腦子里。
但是你必須在心里有一個(gè)印象，出現問(wèn)題了之后，你們能第一時(shí)間找到相應的二階和三階文件查閱具體要求。
第二步 熟悉公司的實(shí)際運作
可以對照二階、三階文件看實(shí)際的運作。這么做可以加快你入職初期學(xué)習的效率。
正常情況下文件怎么規定實(shí)際的運作就要怎么做。
但是有很多公司里面不是這樣的，多少都會(huì )背離要求，按照標準里面有規定不執行就是不符合項了。但是這個(gè)時(shí)候不要傻傻的急著(zhù)冒頭指責別人不按要求執行，先了解情況再說(shuō)。
在自己站穩腳跟之前，低調學(xué)習。但是不管怎么樣，碰到問(wèn)題一定要先記錄下來(lái)。在熟悉公司運作的時(shí)候別忘了最重要的人--你的上司。碰到疑問(wèn)，要及時(shí)向他請教。一定要珍惜你的新手期，過(guò)了這個(gè)新手保護期，你再去問(wèn)一些公司基本運作的事情，會(huì )被貼上“混日子”，“啥都沒(méi)學(xué)會(huì )”等標簽。
第三步 了解各部門(mén)負責人的做事方式
一定要清楚他們的避諱，如果可以，了解他們的喜好。
最好的方式是找人事主管聊天請教。
為了更好的開(kāi)展工作，先熟悉各部門(mén)負責人的性格特點(diǎn)，你只要提出要求，人事主管必然會(huì )幫你。一開(kāi)始就和各部門(mén)主管打好關(guān)系是后面工作能夠順利開(kāi)展的前提。
第四步 向各部門(mén)負責人請教約在他們方便的時(shí)候找他們聊天。
請教他們工作流程方面的事情，然后前面發(fā)現的實(shí)際工作和規定要求不一致的地方，也要告訴他們。
問(wèn)他們知不知道？為什么會(huì )存在這種現象。很多前面碰到問(wèn)題都能在這個(gè)環(huán)節得到解答。
第一步到第四步都是前期的學(xué)習和熟悉的部分，最好在一個(gè)月內能夠完成。向各部門(mén)主管請教這種拜碼頭、秀存在感的事情，最好在前兩周就能完成。在此期間，上司安排做什么，你就做什么。
接下來(lái)講講進(jìn)入工作狀態(tài)該做什么？
第五步 和上司明確你的工作職責要求
在新手期，上司安排你做的任何事情都有助于你快速融入工作環(huán)境。
但是要注意工作職責的界定，臨時(shí)指派給你的非職責范圍的工作不要一不小心成為你的專(zhuān)職。
如果你有多余的精力還好說(shuō)，就怕真正忙起來(lái)了，這些工作甩不掉。
除了職責的界定，還要清楚上司對你職責范圍內的要求。
明確要求之后，你要先了解這么做的話(huà)需要什么樣的權限，需要哪些資源，適時(shí)的向上司提出資源需求。
質(zhì)量體系專(zhuān)員這個(gè)職位很特殊，如果是有專(zhuān)門(mén)的體系部門(mén)，那崗位權限就很清楚。
但是沒(méi)有體系部門(mén)的公司就很多樣化了，有向質(zhì)量經(jīng)理匯報的，有向質(zhì)量總監、副總匯報的，甚至由直接向總經(jīng)理匯報的。
有些歸質(zhì)量部管，有些歸總經(jīng)辦管。
所以正式開(kāi)展工作前一定要先弄清楚公司對你這個(gè)崗位的定位。
如果要推動(dòng)的事情超出你的權限范圍，一定要申請更高的權限。
第六步 梳理工作計劃（年度、月度、周計劃）
1、年度計劃：每年的什么時(shí)候做什么事
如果過(guò)去就有，自然最好，如果沒(méi)有的話(huà)。一定要做一個(gè)出來(lái)。
什么時(shí)候內審、什么時(shí)候管理評審這是最基本的。
我喜歡按4M1E的方式展開(kāi)，避免遺漏，我列舉的不一定全。
人：培訓計劃--年度就要定好
崗位技能評定計劃--針對在職人員評估的
……
機：設備維護保養計劃
工裝維護保養計劃
計量器具的第三方外部校準計劃
……
料：供應商年度評鑒計劃
法：外審安排（去年什么時(shí)候審，今年就定在什么時(shí)候）
內審計劃
管理評審計劃
過(guò)程審核計劃
產(chǎn)品審核計劃
不符合整改計劃
年度新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)計劃
環(huán)：主要是安規類(lèi)、環(huán)保類(lèi)。
消防演練安排
產(chǎn)線(xiàn)區域劃分調整、維護安排
基本上相當于把每個(gè)部門(mén)的年度工作計劃整合成你的工作計劃。
這么做的目的是方便跟蹤，事情不是你來(lái)做，但是你要跟，有沒(méi)有違反質(zhì)量體系的要求。
以上工作跟總經(jīng)辦的內容是重合的，如果總經(jīng)辦有做，那要過(guò)來(lái)補充就行，如果沒(méi)有，推動(dòng)他們和你一起做。
這就是為什么有些公司把體系專(zhuān)員歸口到總經(jīng)辦的原因。
2、月度計劃：把年度計劃分解成月度
年度計劃制定的時(shí)間是估算，那月度計劃的時(shí)間就應該是精確到天的。
每月的KPI績(jì)效（產(chǎn)銷(xiāo)量、不良率、設備維護保養情況質(zhì)量成本核算等等）必須及時(shí)收集。
3、周計劃：自己的工作計劃年度月度都是公司層面的計劃，是你需要去跟蹤執行情況的。
而周計劃則是你自己要做的事。
工作計劃的制定很重要，“如果你沒(méi)有計劃，那你的時(shí)間都會(huì )被別人計劃掉”。
很多人入職時(shí)候很苦惱，明明不是我的工作職責，領(lǐng)導還要一直交給我來(lái)做。
那是因為領(lǐng)導眼中你是閑的。
尤其是體系專(zhuān)員，你的工作都是監察類(lèi)的，事情都是別人在做，貌似你什么都不用做。
一旦公司內部有事情忙不過(guò)來(lái)，第一時(shí)間就想到你。
所以養成計劃的習慣，每周上班第一件是把計劃發(fā)給你領(lǐng)導。
他再要安排工作的時(shí)候，就會(huì )好好的思量一番。
正常周計劃的工作量排到80%就可以，另外的20%預留給變化和領(lǐng)導的指派工作。
第七步 日常的工作開(kāi)展
開(kāi)展工作的第一步，就是把去年的外審不符合項，客戶(hù)審廠(chǎng)的不符合項匯總出來(lái)。
逐項落實(shí)問(wèn)題的整改完成情況，確保所有問(wèn)題關(guān)閉，并證據充分。
接著(zhù)就是每周都要確定各部門(mén)工作計劃的執行情況，隨機抽查的方式，跟蹤執行效果。
如果不符合要求，應該及時(shí)開(kāi)出不符合項報告。
如果放任不管，問(wèn)題會(huì )累計的越來(lái)越多。
如果所在公司是實(shí)打實(shí)的推行質(zhì)量管理體系，那體系專(zhuān)員的工作量還是很大的。
80%的時(shí)間都要耗費在流程梳理和完善的工作上。
公司各方面運作良好無(wú)異常，那體系專(zhuān)員會(huì )相對輕松，這個(gè)時(shí)候就要有計劃的去逐部門(mén)的去審核他們的運作情況，對照流程規范和記錄表單，看有沒(méi)有問(wèn)題。
等到外審了再去臨時(shí)去挑毛病補資料，很可能會(huì )到導致公司的運作受影響，如果是這樣的話(huà)，你就等著(zhù)挨罵吧。
事實(shí)上公司運作是不可能不出現問(wèn)題的，產(chǎn)品出現重大或頻次不良，生產(chǎn)到期交付付出來(lái)，設計的樣品不符合客戶(hù)要求被退回，幾乎所有的問(wèn)題，歸根結底都是體系流程不嚴密，存在缺失。這個(gè)時(shí)候就要補充完善了。
這個(gè)過(guò)程對體系專(zhuān)業(yè)來(lái)說(shuō)才是最煎熬的，尤其是職責不明確的時(shí)候，技術(shù)說(shuō)這事該質(zhì)量管，質(zhì)量說(shuō)該生產(chǎn)做，經(jīng)常會(huì )鬧的不可開(kāi)交。
要是碰到兩個(gè)部門(mén)負責人相互挑刺、掐架的時(shí)候，夾在中間是非常痛苦的。
這就是為什么要求體系專(zhuān)員要有良好的溝通協(xié)調能力，為什么要更高的授權。
很多公司由于資源配備不足，體系工作是脫離實(shí)際的，那作為體系專(zhuān)員的工作經(jīng)歷更多的是耗費在文件資料的一致性上。
那日常的記錄審核就非常關(guān)鍵了。
脫離實(shí)際的情況下，很多員工都會(huì )忘了流程文件的規定是什么，做出來(lái)的記錄和要求是不相符的，所以除了記錄審查之外，還要不斷的給員工做培訓，客戶(hù)、審核機構來(lái)審核的時(shí)候要怎么來(lái)回答。
要提供什么樣的記錄表單。
雖然我一直不提倡這么做，但這是特定時(shí)期的特殊現象，一時(shí)半會(huì )是沒(méi)有辦法杜絕的。
